Si vous vous demandez ce qu’est une visionneuse de documents et à quoi elle sert, c’est que vous êtes au bon endroit. Comme son nom l’indique, une visionneuse de documents permet de visionner des documents. Quand on a dit cela, reconnaissez-le, on n’a rien dit. Alors, quelle peut bien être l’utilité de cet équipement ? C’est ce que l’on va essayer de vous expliquer maintenant.
Fonction d’une visionneuse de documents
Une visionneuse de documents est un logiciel qui a pour fonction principale de pouvoir faciliter le visionnage et la manipulation des documents. Grâce à une grande capacité de stockage et une facilité de recherche, la diffusion des documents est rendue plus aisée et leur diffusion gagne en rapidité. L’utilisation d’une visionneuse de documents permet de traiter de grandes quantités de documents, même s’ils sont très volumineux, et également de lire tous types de documents avec tous les types d’appareils (ordinateurs, tablettes, téléphones…). En permettant de former les documents issus de sources diverses, elle les rend plus accessibles. Enfin, une visionneuse de documents permet que les réseaux informatiques ne soient pas saturés lors de son utilisation et évite les bugs informatiques et de protéger des données considérées comme confidentielles.
À qui s’adresse une visionneuse de documents ?
Une visionneuse de documents s’adresse à de nombreuses entreprises qui souhaitent améliorer la productivité de leurs employés tout en leur facilitant le travail. Avec une visionneuse de documents, la recherche, l’archivage et les échanges de données seront facilités pour le personnel de l’entreprise. On comprend donc aisément que l’efficacité et la productivité de chacun seront accrues. L’impact sur les employés rejaillira sur l’entreprise qui à son tour sera plus compétitive car plus performante. Mais une visionneuse de documents s’adresse également aux administrations (juridiques, fiscales ou autres) qui en plus de pouvoir échanger des données de toutes tailles en un temps record peuvent y ajouter des annotations ou tout type d’information jugée utile. Nombreux sont les domaines qui peuvent avoir recours à une visionneuse de documents et il est impossible de tous les nommer ici. Cependant, nous avons énuméré ci-dessous quelques pistes qui laissent entrevoir les champs d’action sur lesquels une visionneuse électronique peut exercer une influence.
Quels sont les bénéfices d’une visionneuse de documents ?
- Une plus grande rapidité d’exécution
Certains fichiers ou documents électroniques trop volumineux (voire aussi au format papier) prennent du temps à être échangés et transmis entre les services d’une société, les administrations ou encore avec les administrés. Une visionneuse de documents va permettre de gagner en performance car toutes les informations seront accessibles de façon quasi instantanée.
- Une meilleure fluidité des échanges
Les documents qui auparavant n’étaient pas consultables par tous au même moment deviennent disponibles et peuvent être ouverts sur plusieurs supports de communication et à tout moment. La visionneuse de documents évite la saturation du réseau même si plusieurs personnes travaillent sur une même source au même moment.
- Avoir des données plus complètes
Une visionneuse de documents va permettre de collecter toute une source d’information sur un client, sur un sinistre, sur un dossier pharmaceutique, sur un dossier juridique ou autre et d’y ajouter des annotations.
- Un meilleur traitement des sinistres
Une visionneuse de documents permet grâce à la compilation des éléments évoqués ci-dessus de traiter un sinistre ou un litige client dans de meilleures conditions, plus efficacement et plus rapidement.
- Un bénéfice économique
Alors que le format papier est réduit, dans le même temps la productivité est augmentée. Les coûts de fonctionnement sont eux aussi réduits et l’empreinte carbone également. On peut aisément imaginer que les économies réalisées peuvent être réinvesties afin de générer de la croissance et d’asseoir sa légitimité.
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